Mit Kanban das Aufgabenmanagement verbessern – und warum man den Frosch gleich zum Frühstück vertilgen sollte
Schon mal von Kanban gehört? In den 40er-Jahren bei Toyota zur Qualitäts- und Prozessoptimierung entwickelt, wird die adaptierte Methodik „Personal Kanban“ heutzutage dafür verwendet, um Aufgaben im Blick zu behalten, Zufriedenheit aufzubauen sowie die eigene Arbeitsweise besser kennenzulernen und zu optimieren. Neben einem realistischen Zeitmanagement ermöglicht „Personal Kanban“ auch echte Produktivität. Klingt super? Ist es auch!
Dafür gibt´s doch auch die To-Do-Liste, oder?
Die Frage ist berechtigt. Und ja – natürlich kann man die klassische To-Do-Liste einsetzen – aber Personal Kanban leistet viel mehr. Der Nachteil einer To-Do-Liste ist nämlich, dass man sich entweder zu viel vornimmt oder etwas in Vergessenheit gerät. Das Ergebnis: Die eigene Unzufriedenheit steigt, man hat das ungute Gefühl, nichts im Leben fertig zu bekommen und ist überfordert.
Mit Hilfe von Kanban wird Komplexes in einfache, also handelbare, Einheiten heruntergebrochen. Eine Aufgabe darf also nicht zum Beispiel „Weihnachtsfeier organisieren“ lauten, sondern sie wird auf viele kleine, konkrete Aufgaben ausgedehnt.
Mit der Kanban-Methode geht´s nun mit Post-Its ans Werk – pro Aufgabe ein Post-It: „Organisations-Team fixieren“, „Location suchen“, „Catering klären“, „Band buchen“, „Termin fixieren“, „Save the Date-Info an Mitarbeiter“ und so weiter. Und zwar solange, bis all eure Aufgaben, die ihr zu erledigen habt, aus eurem Kopf auf Papier geschrieben sind. Damit habt ihr euren Backlog erstellt (bedeutet wörtlich übersetzt so viel wie „Auftragsbestand“ bzw. Arbeitsrückstand“) und eure komplette Arbeit visualisiert.
Jetzt nehmt ihr ein großes Blatt Papier (beispielsweise ein Flipchart) und unterteilt es in fünf Spalten. Die Spaltenüberschriften von links nach rechts lauten dann „BACKLOG“, „BEREIT“, „IN ARBEIT“, „WARTET“, und „FERTIG“.
Vom Komplexen zum Einfachen
Verwendet die Pinnwand oder bringt das Flipchart nun an einer gut sichtbaren Stelle in eurem Büro oder Meetingraum an und klebt alle beschriebenen Post-Its in den BACKLOG. Nun überlegt euch, wie viele Aufgaben ihr pro Tag realistisch bearbeiten könnt. Diese Zahl schreibt ihr neben der Überschrift „IN ARBEIT“ und „BEREIT“.
Schiebt nun eine erste Anzahl an Post-Its in die Spalte „IN ARBEIT“ – und zwar jene, mit denen das Projekt gestartet werden soll. Die darauffolgenden Aufgaben kommen in die Spalte „BEREIT“. Achtet darauf, dass ihr eure eigene Begrenzung der Aufgaben in dieser Spalte einhaltet, um Frust und Überforderung zu vermeiden.
Wenn ihr eine Aufgabe aus der Spalte „IN ARBEIT“ erledigt habt, verschiebt ihr sie auf „FERTIG“. Dafür kann am nächsten Tag eine Aufgabe aus „BEREIT“ in „IN ARBEIT“ verschoben werden. Ziel ist es, alle Aufgaben aus „IN ARBEIT“ an einem Tag abzuarbeiten und erst am nächsten Tag neue nachzuziehen.
In die Spalte „WARTET“ kommen alle Aufgaben, für die noch ein Feedback ausständig ist. Sobald die erforderliche Information eingelangt ist, wandert diese Karte wieder in das Feld „IN ARBEIT“, bis sie letztendlich in „FERTIG“ verschoben werden kann.
Diese Verschiebung von „BACKLOG“ bis zum Ziel „FERTIG“ sollte einen gewissen arbeitstechnischen „Flow“ visualisieren. Wesentlich dabei sind auch der psychologische Faktor des physischen Bewegens der Karte und der dabei entstehende Erfolgsmoment. Benson und Barry, die Entwickler der Personal Kanban-Methode, empfehlen daher diese Variante mit großem Board und Post-Its. Wer von euch viel auf Reisen ist bzw. die aktuellen Aufgabenübersicht gerne immer bei sich haben möchte, für den empfiehlt sich die digitale Variante. Wir von punkt7 haben hier die passende Lösung für euch.
Ob für euch der analoge oder digitale Stil besser geeignet ist, müsst ihr einfach ausprobieren. Beantwortet einfach die Frage, wie ihr arbeitet bzw. in welchem Umfeld ihr das Kanban-Board um euch haben möchtet.
Eat the Frog first!
Wenn wir am Ende des Tages alle geplanten Aufgaben erledigt haben, macht sich ein besonderes Gefühl der Zufriedenheit breit. Dafür ist es erforderlich, diese zu definieren. Unangenehme bzw. komplexe oder langwierige Aufgaben gehören an den Anfang des Arbeitstages. Das „Eat the Frog“-Prinzip von Brian Tracy ist inzwischen weit verbreitet und erfreut sich großer Beliebtheit.
Zum Glück nicht wörtlich zu nehmen, wird dadurch einem großen und häufigen Problem Abhilfe geschaffen: Dem Ablenken, Aufschieben und letztlich auch dem Nichtstun. Der Tag ist um, außer ein paar Kleinigkeiten nichts erledigt und der Druck für die kommenden Tage wächst weiter an. Um diesem Teufelskreis zu entkommen, hilft zumeist nur eines: Eat the Frog first! Aber Achtung: Legt nicht mehr als drei dieser Art von Aufgaben in einen Tag. Besonders zeitintensive Aufgaben sollten in Teilaufgaben unterteilt werden.
Tipp:
Und sollte einmal noch mehr in den Tag passen, weil ihr schnell gearbeitet habt oder eine Aufgabe rascher erledigt war als vermutet, holt ihr euch noch ein bis zwei Tasks aus der Spalte „BEREIT“. Aus dem „BACKLOG“ rücken dann einfach weitere Aufgaben für den nächsten Tag nach.